3 consejos para estructurar un correo de mejor calidad

30 | Nov

¿Has comparado alguna vez la estructura de los mensajes que envías por correo electrónico con los que se mandan en el ejército? En el área militar la forma de redacción puede determinar ciertos factores como el éxito que se tendrá en una misión o si la respuesta será más rápida y de mayor calidad por parte de sus compañeros.

Para poder dar un mensaje en formato militar, pon en práctica los siguientes puntos:

· Escribe el asunto con palabras claves: Al ser el primer contacto visual que el receptor tiene sobre el mensaje, es fundamental que éste indique claramente el propósito del mensaje y lo que se desea realizar con dicho contenido. La milicia utiliza palabras como: acción (actos a seguir), sign (firma del destinatario), info (contenido que es solo con fines informativos), decisión (con el fin de dar a conocer que se requiere de sus instrucciones), solicitud (para pedir permiso o aprobación por parte del receptor) y coord (cuando es necesaria una coordinación por o con el destinatario).

Quizá el utilizar asuntos como “SOLICITUD – Vacaciones” o “ACCIÓN – Informe mensual” pueden parecer evidentes, sin duda tus correos electrónicos destacarán en la bandeja de entrada del destinatario, además de ser una pista para que el receptor conozca qué debe hacer ante el mensaje recibido.

· Brindar la conclusión al principio: El mensaje debe responder con rapidez el quién, qué, cómo, dónde, cuándo y por qué. Brindar esta información ayuda a los destinatarios a conocer con exactitud la razón de ser del correo electrónico.

Añadir la conclusión al inicio del mensaje fomenta que el receptor conozca la línea base; se recomienda poner después de ella el contexto de la decisión.

Recuerda que el poner pie de página, usar formato de negritas o subrayado ayuda al receptor a enfocarse en los puntos clave.

· Sé breve: Los militares consideran que los mensajes cortos son más eficaces, en dado caso que el contenido requiera mayor explicación, se recomienda desglosar la información en puntos específicos.

Además, se sugiere no adjuntar archivos, sino hacer usos de enlaces externos para enviar la información requerida, de esta manera puedes asegurarte que el destinatario cuente con los derechos para poder tener visión de ellos.

Ten en cuenta que los expertos mencionan que la extensión adecuada de un correo no debe rebasar los tres párrafos.

Otras recomendaciones alternas es poner siempre el saludo atemporal para no exponer la hora en la que se ha enviado el mensaje, además, ayuda a tener un contacto personalizado, puedes utilizar frases como: Estimado… Buen día… Querido…

Usar firmas personalizadas, facilita el trabajo y ahorra tiempo, además de brindar una buena presentación al correo. Recuerda cuidar tu ortografía y despedirte de manera profesional.

¡Pon en práctica estos consejos en tu próximo correo electrónico y cuéntanos cómo te va!

 

Fuentes de información: altonivel.com.mx y hbr.org.

 

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